Декларация за поверителност: студенти и докторанти

Бургаският свободен университет, като администратор на лични данни, съгласно Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и Закона за личните данни в Р България, е отговорен за личните данни, които събира и обработва. Една от нашите отговорности е да Ви запознаем с това как събираме и използваме Вашите лични данни и да гарантираме, че личните данни на нашите кандидат-студенти, студенти, докторанти и възпитаници се обработват законосъобразно, добросъвестно и по прозрачен за тях начин.

С тази декларация Ви информираме какви Ваши лични данни събираме, как и за какви цели ги обработваме, как ги съхраняваме и с кого ги споделяме.

Какви лични данни събираме и с какви цели ги обработваме?

БСУ събира лични данни от своите кандидат-студенти, студенти, докторанти и завършили, които са определени като субекти на данни съгласно Закона за защита на личните данни. Политика на БСУ е да събира лични данни, ограничени до необходимото. Това са лични данни, за които имаме законово задължение да събираме, и такива, от които се нуждаем, за да защитим Ваши интереси.

Личните данни, за които БСУ има законово задължение да събира, са подробно описани в Наредбата за държавните изисквания за приемане на студенти във висшите училища в Р България, в Наредбата за държавните изисквания към съдържанието на основните документи, издавани от висшите училища, а за докторантите – в Закона за развитие на академичния състав в Р. България и правилника за неговото приложение. Тези данни Вие предоставяте на БСУ чрез формулярите за кандидатстване и записване. В посочените формуляри е предоставена и пълна информация за Вашите права като субекти на данни.

БСУ съхранява Вашите лични данни на хартиени и технически носители и прилага нужните технически и организационни мерки, за да гарантира подходящо ниво на сигурност, включително защита срещу неправомерен достъп, случайна загуба, унищожаване или повреждане.

БСУ обработва данните Ви само за целите, за които са събрани, и не ги използва за други цели. Тези цели са изцяло свързани с приема и обучението Ви в Университета – за организиране на учебния процес, подпомагане на обучението чрез различни средства, възможност за издаване на документи, отговарящи на държавните изисквания, и поддържане на предвидените в Закона за висшето образование регистри. По-конкретно тези цели са:

Кандидатстване и прием в БСУ. Когато кандидатствате в БСУ, ние имаме законово задължение да искаме дипломата от предходното Ви образование и така събираме личните данни, съдържащи се в нея. Ако дадете съгласието си, може да ни предоставите телефонен номер и/или електронна поща, на която да Ви информираме за резултатите от приема и процедурата по записването Ви.
Администриране на обучението. Имаме законово задължение да поддържаме Главна книга на студентите, да издаваме студентска книжка, уверение, академична справка, дипломи за висше образование и за образователна и научна степен, както и удостоверения за допълнителни обучения и регистри за тях. Тези документи имат задължителни атрибути и по закон съдържат по-голям набор от лични данни като: ЕГН, дата и място на раждане, постоянен адрес, снимка и др. При организирането на учебния процес - обособяване на лекционни и семинарни групи, издаване и обработка на изпитни протоколи, организиране на стажове и практики, държавни изпити, дипломни защити и защити на дисертации, ние боравим само с Вашите имена и факултетния Ви номер.
Достъп до ресурси за обучение. Студентите, докторантите и специализантите на БСУ имат достъп до допълнителни ресурси, подпомагащи обучението им. Това са ресурсите на Университетската библиотека, платформата за електронно обучение, платформата за електронни услуги, информационни продукти и услуги по образователни програми на доставчици като Microsoft. Предоставяме също и достъп до безжичната мрежа на БСУ. Използването на такива ресурси е свързано с регистрация чрез Ваши данни, която е доброволна и става с изричното Ви съгласие.
Финансови отношения. Имаме законово задължение да обработваме Ваши лични данни при издаването на фактури и други платежни документи за заплатени семестриални и административни такси. За да удовлетворим Ваши финансови интереси, може да обработваме лични данни, ако кандидатствате за студентски кредит по Закона за кредитиране на студенти и докторанти, както и ако кандидатствате за стипендии по програми и проекти на Министерство на образованието и науката.
Обработване на заявления. Вашите права като студенти и докторанти в БСУ – да прекъсвате и възстановявате обучението си, да сменяте специалността и формата на обучение, да се обучавате в съкратен срок и/или по индивидуален план, да се премествате от или в друг университет, да ползвате финансови облекчения при заплащането на таксите за обучение и др., се уреждат чрез Ваши писмени заявления. В тях са необходими само Вашите имена и факултетният Ви номер. В някои отделни случаи може искането Ви да се основава на чувствителни данни (напр. за здравословно състояние). Ние нямаме нужда да споделяте с нас такава информация и не събираме такива данни. Ако трябва да докажете свое право чрез документ, съдържащ чувствителни лични данни, той ще се вземе предвид само, за да гарантира Вашите интереси, но няма да бъде копиран и съхраняван от БСУ.
Осигуряване на ефективна комуникация. БСУ събира данни за адреса Ви, телефонния Ви номер и електронната Ви поща. Те са необходими за комуникация с Вас по повод обучението Ви, за бързото Ви информиране за решенията на органите за управление на БСУ по Ваши заявления, за гарантиране на Вашите интереси по отношение на обучението Ви в същата или нова образователна степен, участието Ви в програми и дейности, свързани с него или за връзка с Отдела по качеството. Тези данни събираме с Ваше съгласие и може да поискате да бъдат заличени.
Сигурност и безопасност. БСУ има ангажимент да осигурява сигурността и безопасността на територията на Университета. Това включва заснемането на изображения чрез системата за видеонаблюдение. Имаме законово задължение и ако се наложи, ще бъдем длъжни да споделим тази информация с правоохранителните органи.

Колко дълго съхраняваме личните Ви данни?

Университетът съхранява Вашите лични данни за различни периоди от време. БСУ съхранява и обработва Вашите лични данни само толкова дълго, колкото е необходимо за постигане на целите, за които сме ги събрали. След като приключите обучението си при нас, Вашите лични данни се архивират за определен срок. Сроковете за съхранение на архиви с лични данни са определени със закон или с Вътрешните правила за създаване, ползване и поддържане на Университетския архивен фонд и Университетския архив. След изтичане на този срок Вашите личните данни се унищожават по определен ред.

Най-дългият срок за съхранение на Ваши лични данни е свързан със законовото ни задължение да издаваме дубликати на дипломи за висше образование. Срокът за съхранение на данните, съдържащи се в дипломите за висше образование, е 50 г. Това не означава, че ние активно си служим с тези данни за този период. Съхраняваме ги в Университетския архив при строги правила и ограничен достъп и ги използваме само при заявление за издаване на дубликат.

Как използваме Вашите данни в Университета?

Университетът обработва лични данни в съответствие със Закона за защита на личните данни и собствената си политика за защита на данните. Достъп до личните Ви данни в БСУ имат упълномощени служебни лица в изпълнение на своите основни задължения. Всяко служебно лице, което има достъп до лични данни, носи отговорността, че обработва тези данни само за целите, за които е упълномощено, и е длъжно да работи с данните като поверителни.

БСУ има законово задължение да поддържа и развива Система за управление на качеството на обучение и да събира данни за кариерното развитие на завършилите студенти. В изпълнение на това задължение Отделът по качеството и Университетският център за кариера и развитие могат да се свържат с Вас по време на обучението или след като завършите. Те събират информация от Вас чрез анонимни анкети за Вашата удовлетвореност от учебния процес и от отделни учебни програми, за качеството на предлаганите от университета услуги, за кариерното Ви развитие и др. Те могат да се свържат и с Ваши работодатели. Основните цели на тези анкети са да съберат информация, която ни е нужна, за да повишим ефективността на учебния процес, да усъвършенстваме учебните планове и програми и да подпомогнем випускниците на Университета при тяхната професионална реализация.

Университетът ще предостави Ваши данни (име и факултетен номер) и на Съвета на студентите, който носи отделна отговорност за обработката на данните на своите членове. Тези данни са необходими на Съвета, защото той има законово задължение да защитава Вашите интереси и за да може Вие да реализирате правата си по неговия устав.

Как споделяме Вашите данни с трети страни?

БСУ има законово задължение да предоставя Ваши лични данни на трети страни (извън Университета). Университетът е длъжен да предостави Ваши лични данни на:

Министерството на образованието и науката. Според Закона за висшето образование Министерството е длъжно да поддържа Регистър на действащите и прекъсналите студенти и докторанти и Регистър на дипломите за висше образование. На МОН предоставяме Ваши лични данни и при заявките си за получаване на холограмните стикери, поставяни на дипломите за завършено висше образование. Практически на МОН предоставяме всички Ваши лични данни, събрани от нас чрез формулярите за кандидатстване и записване, тези, съдържащи се в дипломите Ви за завършено предходно образование, както и в издадените от нас дипломи за завършено висше образование.
Националния осигурителен институт за нуждите на здравното осигуряване. Вашето име и ЕГН ще бъдат предоставени на НОИ за целите на здравното Ви осигуряване, ако Вие сте на възраст до 26 г. и учите в редовно обучение.
МВнР, МВР – Дирекция миграция и МОН. Университетът е длъжен да предостави лични данни на чуждестранните студенти, за издаване на виза D. Университетът може да споделя лични данни с длъжностни лица, представители на имиграционните власти относно статута на кандидат-студентите или студентите, чието гражданство е извън Европейския съюз.
Националния център за информация и документация. Законът за развитие на академичния състав ни задължава в срок до 14 дни от датата на издаването на дипломата да представим информация на НАЦИД, съдържаща лични данни на докторантите, придобили в БСУ образователната и научна степен "доктор". Когато признава дипломи за висше образование, издавани от чуждестранни висши училища, БСУ изпраща данни на НАЦИД за признатите дипломи.

Някои данни за Вас понякога могат се споделят с трети лица и на други основания.

Може да се наложи Ваши данни да бъдат споделяни с партниращи университети, ако участвате в програми за студентски обмен или в международни проекти, както и с финансиращи организации, ако получавате от тях стипендии, спонсорство или друг вид финансиране. При възникване на такъв или подобен случай ще бъдете отделно информирани, а вашите права – гарантирани чрез договор или по друг приложим за конкретния случай начин.

Университетът предоставя информация и на Microsoft за реализиране на сключен договор с МОН за предоставяне на безплатен софтуер и електронни пощи. Тази информация се дава в деперсонифициран вид и служи единствено за конструиране на първоначалните пароли за достъп. Също така може да споделяме данни с Ваши роднини или настойници, когато това е необходимо, но само с Ваше съгласие, освен в случаите, когато се налага да споделим данните заради Вашите жизнени интереси или жизненоважни интереси на друго лице.

Ограничена информация за Вас може да бъде споделена с Асоциацията на завършилите БСУ, чиято цел е да спомага поддържането на връзка с университетските възпитаници. Регистрацията в тази Асоциация е доброволна. Вие може да поискате от Асоциацията да премахне Вашите лични данни от системите.

Възможно е да заснемем Ваши снимки като участващи в учебния процес, Студентското научно творчество или при публични събития и церемонии в Университета. Тези снимки могат да бъдат публикувани в интернет страниците на БСУ.

Университетът може да споделя лични данни извън Университета и при някои извънредни обстоятелства: например, ако данните са необходими за защита на Вашите жизнени интереси или жизненоважни интереси на друго лице; когато не е възможно или уместно да се получи Вашето съгласие; може да представи данни на полицията или на други разследващи органи за предотвратяване или разкриване на престъпления или ако се изискват със съдебно решение.