Декларация за поверителност: персонал

Бургаският свободен университет, като администратор на лични данни, съгласно Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и Закона за личните данни в Р България, е отговорен за личните данни, които събира и обработва. Една от нашите отговорности е да Ви запознаем с това как събираме и използваме Вашите лични данни и да гарантираме, че личните данни на академичния и друг персонал се обработват законосъобразно, добросъвестно и по прозрачен начин.

С тази декларация Ви информираме какви лични данни за Вас събираме, как и за какви цели ги обработваме, как ги съхраняваме и с кого ги споделяме.

Какви лични данни събираме и с какви цели ги обработваме?

БСУ събира лични данни за своя бъдещ, настоящ и бивш персонал, които са определени като субекти на данни съгласно Общия регламент за защита на данните. Политика на БСУ като администратор на лични данни е да събира лични данни, ограничени до необходимото. Това са лични данни, за които имаме законово задължение да събираме, и такива, от които се нуждаем, за да защитим Ваши интереси. Личните данни, за които БСУ има законово задължение да събира, са подробно описани в Кодекса на труда и в Закона за развитието на академичния състав в Република България, както и в приетите на тяхна основа Правилник за развитието на академичния състав в БСУ и Правилник за организацията на труда в БСУ.

Тези данни Вие предоставяте на Университета чрез документите за кандидатстване и при сключване на трудовите и облигационните договори. В процеса на работа те се допълват и се актуализират.

БСУ е длъжен да води лично трудово досие на всеки член от персонала. Трудовото досие съдържа събраните за Вас лични данни. То се създава при постъпването Ви на работа и в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото Ви правоотношение с БСУ. Вие имате право на свободен достъп до документите, които формират Вашето трудово досие, и право да получавате копия от съхраняваните документи.

Информацията, която се съдържа във Вашето трудово досие, е конфиденциална и не може да бъде разгласявана без Ваше писмено съгласие. Освен тази информация, преподавателите представят информация, свързана с академичната им кариера в системата Teachers. Тази информация е необходима за акредитационните и атестационните процедури. Университетът съхранява и посочените от Вас банкови сметки за привеждане на работна заплата и други възнаграждения.

Бургаският свободен университет съхранява Вашите лични данни на хартиени и технически носители и прилага нужните технически и организационни мерки, за да гарантира подходящо ниво на сигурност, включително защита срещу неправомерен достъп, случайна загуба, унищожаване или повреждане.

БСУ обработва данните Ви само за целите, за които са събрани, и не ги използва за други цели. Тези цели са изцяло свързани с трудовите Ви отношения с Университета – кандидатстване за работа и сключване на трудови договори, изплащане на работната заплата, подпомагане на академичната Ви кариера и предоставяне на услуги от БСУ. По-конкретно тези цели са:

• Подбор на кадри и сключване на трудови и облигационни договори. При кандидатстване и постъпване на работа БСУ има законово задължение да събира от Вас и да обработва определени документи, съдържащи лични данни. Задължителните атрибути на сключените с Вас трудови договори също съдържат Ваши лични данни. Политика на Университета е да не събира документи и лични данни, които не са задължителни.
• Финансови отношения. Имаме законово задължение да обработваме Ваши лични данни при изплащане на работната заплата и други възнаграждения, по командировъчни заповеди и др.
• Акредитационните и атестационнионните процедури. БСУ има законово задължение да събира и обработва Ваши лични данни при акредитационните и атестационните процедури. Атестационните процедури се извършват съгласно вътрешните правила на БСУ. Обработват се предоставени от Вас данни, свързани със служебната или академичната Ви кариера. При акредитационните процедури данните се представят в неперсонифициран вид.
• Изпълнение на законови задължения. БСУ има законово задължение да спазва определени административни процедури и да издава определени документи на преподавателите и служителите, свързани с техните трудовоправни отношения с Университета. Длъжни сме да подаваме заявления и декларации към НАП и НОИ, да издаваме служебни бележки за доходи, удостоверения при пенсиониране и др. Тези заявления и документи съдържат като задължителни атрибути Ваши лични данни.
• Достъп до информационни ресурси на Университета. Това са ресурсите на Университетската библиотека, платформата за електронно обучение, платформата за електронни услуги, информационни продукти и услуги по образователни програми на доставчици като Microsoft. Предоставяме също и достъп до безжичната мрежа на БСУ. Използването на такива ресурси е свързано с регистрация чрез Ваши данни, която е доброволна и става с изричното Ви съгласие.
• Обработване на заявления. Вашите права по Кодекса на труда – да ползвате платен и неплатен отпуск, парични обезщетения при болест или отглеждане на дете, отстъпки за обучение на Вас или членове на Вашите домакинства, възможности за допълнителна професионална квалификация и развитие и др., се уреждат чрез Ваши писмени заявления и представяне на задължителни съпътстващи документи, които съдържат лични данни.
• Осигуряване на ефективна комуникация. БСУ предоставя служебен телефон и служебна електронна поща на всеки преподавател и служител. Те са необходими за комуникация с Вас при изпълнение на служебните Ви задължения, за бързото Ви информиране относно решенията на органите за управление на БСУ по Ваши заявления, за получаване на информация, свързана с възможности за професионално развитие и работа по изследователски проекти и др.
• Сигурност и безопасност. БСУ има ангажимент да осигурява сигурността и безопасността на територията на Университета. Това включва заснемането на изображения чрез системата за видеонаблюдение. Имаме законово задължение и ако се наложи, ще бъдем длъжни да споделим тази информация с правоохранителните органи.

В някои случаи БСУ може да събира и обработва чувствителни лични данни. Единственото основание за събиране и обработване на чувствителни лични данни от БСУ е законово задължение. Например за установяване на годността Ви за работа в определени случаи сме длъжни да изискваме медицинско удостоверение и свидетелство за съдимост. Такива лични данни сме задължени да събираме и да обработваме за изплащане на парични обезщетения при болест, трудоустрояване и майчинство. Университетът не събира чувствителни лични данни извън тези, за които имаме законово задължение.

БСУ обработва само данните, от които се нуждае, за да постигне всяка една от тези цели.

Колко дълго съхраняваме личните Ви данни?

Университетът съхранява Вашите лични данни за различни периоди от време. Сроковете за съхранение на архиви с лични данни са определени със закон или с Вътрешните правила за създаване, ползване и поддържане на Университетския архивен фонд и Университетския архив. След изтичане на този срок Вашите личните данни се унищожават по определен ред.

Законовите срокове на съхранение на някои от Вашите лични данни са много дълги. Длъжни сме да съхраняваме Вашето лично трудово досие 50 г. За такъв срок сме длъжни да съхраняваме и Вашите лични данни, съдържащи се във ведомостите за заплати. Личните данни на ненаетите кандидати за работа, събрани чрез документите за кандидатстване, практически съхраняваме само за нуждите на конкурса и в рамките на сроковете за неговото обжалване – обикновено 1 месец след приключването му. Данните, свързани с академичната кариера на преподавателите в системата Teachers, съхраняваме до приключването на първата акредитация след прекратяване на правоотношенията им с БСУ.

Дългите срокове на съхранение на някои от Вашите лични данни не означава, че ние активно си служим с данните в тези срокове. Съхраняваме ги в Университетския архив при строги правила и ограничен достъп и ги използваме само при нужда. Активно оперираме с Вашите лични данни само толкова дълго, колкото е необходимо за постигане на посочените цели за обработването им.

Как използваме Вашите данни в Университета?

Университетът обработва лични данни в съответствие със Закона за защита на личните данни и собствената си политика за защита на данните. Достъп до личните Ви данни в БСУ имат упълномощени служебни лица в изпълнение на своите основни задължения. Всяко служебно лице, което има достъп до лични данни, носи отговорността, че обработва тези данни само за целите, за които е упълномощено, и е длъжно да си служи с данните като поверителни.

При кандидатстване за работа личните данни на кандидатите са достъпни само за комисията, определена да извърши подбора на персонал, и се използват само за целите на подбора. При процедурите за подбор на персонал могат да се създават протоколи за класиране на кандидатите, които съдържат само трите имена.

Личното Ви трудово досие е достъпно само за Президента на БСУ и Ръководител ТРЗ и кадрово развитие. Вие имате право на достъп до документите в него и право да получавате копия от документите, съдържащи се в него.

Личните Ви данни, които имат отношение към изплащането на работната заплата и другите възнаграждения, са достъпни до съответния служител във ФСО и те се обработват само за тези цели.

При институционална и програмна акредитация личните данни на преподавателите за академичната им кариера от системата Teachers се обработват според изискванията на процедурите. Те се представят в неперсонифициран вид в акредитационните доклади. От тази система черпи информация и Комисията, която определя добавките за научно звание. От системата Teachers се ползват данни само за академичната кариера. До нея имат достъп само ограничен кръг лица от ръководството, които имат отношение към акредитацията.

Информацията, която представяте при атестации, е достъпна за Комисиите по атестиране. Тя се използва само съгласно процедурите в Правилника за атестиране на академичния състав и административния персонал в БСУ.

БСУ има законово задължение да поддържа и развива Система за управление на качеството на обучение. В изпълнение на това задължение Отделът по качеството събира информация за Вас чрез анонимни анкети сред студентите. Основните цели на тези анкети са да съберат информация, която ни е нужна, за да повишим ефективността на учебния процес, да усъвършенстваме учебните планове и програми и да подобрим качеството на административните услуги. Тази информация освен за Вас е достъпна само до ръководството на Университета и до преките Ви ръководители.

При сключване на трудов договор всеки преподавател и служител получава служебен телефонен номер и имейл адрес. Името на служителя или преподавателя, неговата длъжност, научно звание, имейл адрес и телефонен номер се отразяват във вътрешния указател и менюто Контакти на интернет страницата на БСУ.

Възможно е да заснемем Ваши снимки, като участващи в учебния процес, студентското научно творчество или при публични мероприятия и церемонии в университета. Тези снимки могат да станат достъпни чрез интернет сайта на Университета. Количеството лична информация за Вас, която се споделя в Университета е не повече от това, което е необходимо за постигане на целта, заради която се обработва.

Как споделяме Вашите данни с трети страни?

БСУ има законово задължение да предоставя Ваши лични данни на трети страни (извън Университета). Университетът е длъжен да предостави Ваши лични данни на:

• Министерството на образованието и науката. Според Закона за висшето образование Министерството е длъжно да поддържа Регистър на академичния състав на висшите училища на основен и допълнителен трудов договор. Наше задължение е да предоставим на МОН освен цялата информация, съдържаща се в договорите, и данни за преподавателската дейност.
• Националната агенция по приходите. Наше законово задължение съгласно Кодекса на труда е да предоставим на НАП информацията, съдържаща се в трудовия Ви договор, в тридневен срок от неговото сключване или изменение и да ги уведомим в седемдневен срок след прекратяването му. Кодексът за социално осигуряване ни задължава ежемесечно да представяме информация за Вас на НАП, съдържаща трите Ви имена, ЕГН, изплатените възнаграждения, осигурителни и здравни вноски и данъци.
• Националния осигурителен институт. Наредбата за паричните обезщетения и помощи от ДОО ни задължава да предоставим Ваши лични данни на НОИ при изплащане на парични обезщетения при болест, трудоустрояване и майчинство.
• Националния център за информация и документация. Законът за развитие на академичния състав ни задължава да представим информация на НАЦИД, съдържаща лични данни на придобилите в БСУ научната степен "доктор на науките", както и на избраните на академични длъжности лица, в срок до 14 дни от датата на избора или от издаването на дипломата.

Някои данни за Вас, съхранявани в нашите системи, понякога могат да се споделят с трети лица и на други основания.

Може да се наложи Ваши данни да бъдат споделяни с партниращи университети или финансиращи организации, ако участвате в програми за академичен обмен или работите по международни проекти. При възникване на такъв или подобен случай ще бъдете отделно информирани, а Вашите права – гарантирани чрез договор или по друг приложим за конкретния случай начин.

За изплащане на възнаграждения, при кандидатствате за кредит или за пенсионно осигуряване, по Ваше искане, можем да споделим лична информация за Вас с банки и пенсионни дружества. Университетът предоставя информация и на Microsoft за реализиране на сключен договор с МОН за предоставяне на безплатен софтуер и електронни пощи на преподавателите. Тази информация се предоставя в деперсонифициран вид и служи единствено за конструиране на първоначалните пароли за достъп.

Университетът може да разкрива данни на одитори и ревизиращи органи, които извършват проверки. При определени обстоятелства може да предаде данни за длъжници на Университета на агенция за събиране на вземания, ако не е успял да събере задълженията си.

Възможно е да заснемем Ваши снимки като участващи в учебния процес, в научни конференции и мероприятия или при публични събития и церемонии в Университета. Тези снимки могат да бъдат публикувани в интернет страниците на БСУ.

БСУ може да споделя лични данни извън Университета и при някои извънредни обстоятелства: например, ако данните са необходими за защита на Вашите жизнени интереси или жизненоважни интереси на друго лице; когато не е възможно или уместно да се получи Вашето съгласие; може да представи данни на полицията или на други разследващи органи за предотвратяване или разкриване на престъпления или ако се изискват със съдебно решение.